Квалифицированный и мотивированный персонал - один важных факторов успеха. Мы ценим своих сотрудников и постоянно занимаемся развитием и созданием мотивации специалистов "АВМ Логистики".
В этой статье мы поговорим о том, как цифровые технологии позволяют нам реализовать стратегию компании и использовать преимущества нашей бизнес-модели.
Зачем нашей компании цифровые технологии?
Ранее мы рассказывали вам, как грамотно выбрать направление бизнеса и как выстроить бизнес-модель, где ответили на вопросы:
1. почему ваше предложение товаров или услуг будет востребовано на рынке;
2. какой сегмент рынка является для вас целевым;
3. какие ресурсы потребуются чтобы успешно развиваться;
4. для чего нужны эффективные бизнес-процессы и мотивированный персонал
Когда компания определилась со стратегией и смотрит в правильном направлении, необходимо реализовать систему эффективного управления. Для этого потребуется сделать, как минимум, четыре вещи.
Связать целевые показатели верхнего уровня с целевыми показателями отдельных бизнес-процессов.
Один из целевых показателей верхнего уровня — рентабельность услуг компании.
Например, собственники компании хотят, чтобы рентабельность была не ниже 10%. Возьмём конкретную услугу — заполнение макета таможенной декларации. Её цена 6000 рублей с НДС. Без НДС 5000 рублей. Значит валовая прибыль этой услуги должна быть не менее 5000*0,1% = 500 рублей.
Связать достижение целевых параметров бизнеса с мотивацией персонала.
Допустим, продавец получает процент от прибыли. Связка показателей верхнего уровня с бизнес-процессами — мотивационное правило для продажника. Заключается оно в следующем: если он заработает менее 500 рублей, ему не выплатят процент.
Также для таможенных специалистов можно нормировать время заполнения макета, чтобы себестоимость не превышала определенную сумму. Мы связываем максимальное время заполнение условной таможенной декларации с рентабельностью компании. Допустим, если в день будет заполнено меньше 10 деклараций, то рентабельность компании будет ниже 10%.
Условная таможенная декларация у нас — два листа таможенной декларации или максимум четыре кода ТНВЭД.
Мы мотивируем сотрудников не только за выполнение KPI, но и за их идеи. За процессные типы работ у нас согласованная фиксированная формула расчета премии для каждого сотрудника. Каждый сотрудник знает, что влияет на его доход.
Например, наши партнёры и сотрудники получают до 50% от прибыли в течении года с каждого нового клиента, которого приводят.
Следить за фактическими показателями деятельности.
Мы следим за контейнерами, которые находятся в пути из Китая с помощью таблиц и дашбордов. У нас более 20 показателей. Они помогают нам отслеживать общее количество контейнеров в пути, выявлять среди них опаздывающие, и вовремя принимать решения, чтобы ускорить доставку.
У нас всегда перед глазами среднее количество дней, в течение которых груз находится в пути от станции до станции, среднее количество дней выпуска декларации или сдвига даты выхода поезда со станции.
Мы ведём статистику для каждого из поставщиков
На графике сравнение среднего количества дней выхода поезда и количества партий, которые разбиты по поставщикам
Вовремя получать основные данные о состоянии экономики и отдельных отраслей.
Весной 2021 года были огромные пробки в портах Владивостока. Они образовались, в том числе, по причине блокировки 23 марта контейнеровозом «Эвер Гивен» Суэцкого канала. Тогда многие поставщики на Европу ринулись перевозить груз через Владивосток в Россию.
Все порты были перегружены на 130—150%. Многие решили везти груз по железной дороге. Проблема в том, что поезда не могут перевезти так много контейнеров, как морской контейнеровоз. Обострилась нехватка поездов.
На тот момент мы скорректировали стратегию бизнеса и предоставили услугу автодоставки из Китая.
В качестве примера о состоянии экономики в целом, мы можем привести то, как в 2017 году начали заниматься таможенным оформлением. В тот момент мы поняли, что с появлением автоматической системы таможенного и налогового отслеживания (АСК НДС2 — автоматическая система контроля НДС, версия 2) ожидается рост «белого» таможенного оформления.
Осуществить все эти действия и другие ежедневные операции в ограниченный срок невозможно без применения цифровых технологий.
Если бы у нас не было автоматизации обработки и создания сопроводительных документов для оформления доставки грузов, то вместо нескольких секунд на оформление одного контейнера уходил бы час-полтора времени.
Как мы выбирали систему управления компанией?
Существует множество специализированных программ и интегрированных систем управления предприятием. Какие-то из них дороже, а какие-то дешевле.
Приведем пример основных типов систем, которые помогают принять эффективные решения в логистике:
CRM (Customer Relationship Management) — система для управления отношениями с клиентами. Она нужна, чтобы вести учет долгосрочных отношений с ними и стимулировать к повторным покупкам.
WMS (Warehouse Management System) — система, которая предназначена для автоматизации управления складом. Она помогает мгновенно указывать местонахождение товара, его количество, размер и другие параметры.
TMS (Transport Management System)— система для автоматизации транспортной логистики. Она помогает распределить груз по транспортным средствам, организовать маршруты, подготавливать документы и доставлять товары до клиента вовремя.
ERP (Enterprise Resource Planning) — общая система управления предприятием. Она помогает организовать бизнес-процессы внутри компании.
Программы для управления проектами — инструменты, которые помогают вести совместную деятельность в компании. С их помощью коллеги визуализируют задачи, назначают ответственного и отслеживают степень готовности.
Чтобы разобраться в этом множестве вариантов, мы сначала выбрали из них самые необходимые для реализации бизнес-модели. Те, которые смогут наиболее эффективно реализовать наши процессы и те, которые компания способна поддерживать в финансовом плане.
Мы работаем с небольшими компаниями и нам нужно обслуживать большой пул клиентов. Поэтому, в первую очередь, мы сконцентрировались на том, что не должны пропустить ни один запрос от клиента. Нам нужно быстро и четко отвечать на запросы и оперативно давать информацию о движении груза. Поэтому сначала мы выбрали программы типа CRM и TMS.
Мы применяем ботов для автоматизации постановки задач менеджерам по обслуживанию клиентов
Мы выбрали AmoCRM за возможность самостоятельного программирования, автогенерацию контрактов, коммерческих предложений, ответы на письма клиентов и программируемую логику воронки.
В качестве TMS мы использовали макросы в Excel, а теперь переходим на систему учёта данных на базе 1C. Это поможет нам ещё быстрее формировать документы при оформлении доставки грузов из Китая.
Такими макросами мы пользовались в Excel
В 1С будет связка нашей базы данных через API с базами данных наших логистических партнеров, - в том числе, станций в Китае. Так мы сможем оперативно получать и анализировать информацию о наличии мест, дат рейсов, стоимости и так далее.
Так же, через API мы будем отслеживать каждый контейнер. А наши клиенты смогут получить информацию о месте нахождения своего груза в личном кабинете в любой момент.
Клиенты смогут размещать заказы через наш сайт сразу к нам в базу данных, работающую на 1С.
Мы работаем над установкой и тестированием систем управления, их интеграцией между собой и созданием личного кабинета для клиентов. Мы понимаем, что процессы, которые обеспечивают клиентский сервис и удобный пользовательский интерфейс — необходимые атрибуты работы компании. В будущем их влияние будет еще больше. Поэтому наш фокус направлен на цифровизацию.
