На примере нашей компании расскажем, как изнутри происходит организация доставки груза из Китая в Россию по железной дороге. Мы покажем путь от заявки клиента до момента, когда груз прибывает на его склад. Вы узнаете, какие документы нужны при оформлении доставки, и в каком порядке происходит взаимодействие между сторонами.
Для того, чтобы не усложнять описание процесса, мы расскажем, как доставить груз без таможенного оформления. Как оформить груз на таможне мы расскажем в следующих статьях.
1. Принять запрос от клиента и сформировать предложение
Не важно, каким способом клиент связался с нами: позвонил, написал на почту или в мессенджер. Он попадает к менеджеру по обслуживанию клиентов. В этом случае, первая задача менеджера - заполнить форму с двенадцатью основными вопросами о грузе клиента. Если дополнительно клиенту требуется таможенная очистка груза, то вопросов и требуемых документов становится больше.
Менеджер по обслуживанию клиентов узнаёт у клиента обо всех условиях доставки и оформления из Китая в Россию. Он передает запрос логисту, когда клиент определился с услугами, и уже пора подтвердить бронирование места на поезде — букинг.
Логист получает запрос от менеджера по обслуживанию клиентов и формирует запрос для станции в Китае. Мы работаем не со всеми станциями в Китае. У станций, с которыми у нас прямые отношения, мы сразу запрашиваем информацию. Там, где таких отношений нет, мы работаем через агентов.
Логист формирует запрос, чтобы выбрать лучший маршрут для клиента, узнать стоимость услуг станции или нескольких станций в Китае. Запрос логист оформляет в виде котировки и отправляет на почту. Пример письма:
Как только станция или агент рассчитают стоимость, они направляет свои ставки и условия маршрута нам.
Наш менеджер по обслуживанию клиентов формирует ценностное предложение для клиента и включает в ставку наше экспедиторское вознаграждение. Если клиент соглашается, то менеджер подписывает договор и оформляет с ним сделку.
Схематичный порядок взаимодействия между ролями при формировании предложения
2. Подготовить груз к отправке
Перед тем, как перевозить груз из Китая в Россию, мы заключаем договор с клиентом. Если клиент обращается к нам не в первый раз, то нашему менеджеру по обслуживанию клиентов нужно только заполнить поручение экспедитору.
Поручение экспедитору — документальное подтверждение оказания услуг нашей компанией. Оно оформляется на основании договора и запроса.
Первые страницы договора и поручения экспедитору
Если клиент хочет застраховать груз, то логист обращается к нашему партнёру и ждет получения страхового полиса. После получения он отправляет полис клиенту. Далее клиент оплачивает наши услуги. С новыми клиентами мы работаем по предоплате.
В момент организации доставки из Китая, сотрудники станции или агента в КНР перевозят груз на основании ранее утвержденных условий. Для этого логист "АВМ Логистики" обменивается по электронной почте инструкциями с логистами в Китае.
Для станции инструкция от нашего логиста включает:
— имя сотрудника, с которым нужно связаться, чтобы забрать груз;
— название поставщика;
— адрес;
— номер телефона;
— электронную почту.
Станция также сообщает нам для нашего клиента, кто будет забирать груз. Менеджер по обслуживанию клиентов передает инструкцию от станции клиенту, чтобы поставщик знал, кто с ним свяжется.
Бывают случаи, когда поставщик компенсирует часть суммы доставки контейнера до станции отправки. Менеджер по обслуживанию клиентов должен уточнить эту информацию у клиента. Если поставщик компенсирует часть суммы, то менеджер по обслуживанию клиентов сообщает об этом нашему логисту. В этом случае логист предупреждает об этом станцию и сообщает, что часть суммы, которую поставщик компенсирует клиенту, она забирает себе. В связи с этим уменьшается сумма нашей выплаты от оказанных услуг станции. Информацию об этом мы сразу заносим в базу компании. О базе чуть ниже.
Схематичный порядок взаимодействия между ролями при подготовке груза к отправке
Подробнее о том, как мы выстраиваем бизнес-процессы, читайте в статье о бизнес-процессах в "АВМ Логистика"
3. Внести информацию в базу компании
Для того, чтобы отслеживать текущее положение отдела логистики и для проведения аналитики в будущем, наш логист вносит информацию в базу. Автоматически подтягиваются: статус груза, плановая задержка выхода контейнера со станции, количество дней задержки поезда и срок доставки. Все документы, которые касаются этого заказа тоже хранятся в базе.
4. Забрать груз и доставить на станцию отправления
Клиент либо самостоятельно, либо с помощью нашего логиста формирует инвойс-спецификацию — унифицированный инвойс определенной железнодорожной станции. Заполнение инвойс-спецификации — обязательное требование станции отправления. Инвойс-спецификация может меняться в зависимости от станции. Упаковочный лист присылается вместе с инвойсом в Эксель-файле.
Если инвойс-спецификацию формирует наш логист
Как только станция забрала груз, поставщик отправляет инвойс и упаковочный лист клиенту, который пересылает инвойс и упаковочный лист нашему логисту. Эти документы нужны для создания инвойс-спецификации.
Для того, чтобы ускорить и упростить заполнение инвойс-спецификации, мы используем автоматизацию: ранее макросы, а сейчас 1С. Заполненную инвойс-спецификацию логист отправляет сотрудникам станции или агентам.
Пример инвойса
Ещё один важный документ, который подтверждает количество загруженного товара на поезд и факт его выхода со станции — железнодорожная накладная с печатью.
Логист отправляет инвойс-спецификацию и железнодорожную накладную клиенту для того, чтобы подтвердить правильность заполненных документов. После этого он отправляет проверенные документы сотрудникам станции.
Клиент обязан проверить и подтвердить, что весь его груз загружен и документы оформлены без ошибок. Без подтверждения клиента отправлять груз нельзя.
После отправления поезда со станции, логисту приходит накладная с первой печатью. Она подтверждает отправку поезда. Логист передаёт накладную клиенту, чтобы подтвердить отправление поезда со станции.
5. Оплатить услуги станции
После того, как поезд отправился, станция присылает нам счёт на оплату. Наш логист сверяет сумму в счете с изначальной ставкой.
У китайских партнеров юридически отсутствует акт выполненных работ, поэтому наш логист сам создает и заполняет его.
6. Встретить поезд на станции назначения
После того, как поезд прибыл на станцию назначения, груз проходит таможенное оформление. Со станции нашему логисту приходит железнодорожная накладная с двумя печатями. Вторая печать — с датой прибытия поезда.
Логист пересылает накладную и заявку поручения бухгалтеру, чтобы тот подготовил закрывающие документы для станции. Для клиента бухгалтер тоже подготавливает закрывающие документы: счёт-фактуру и акт проделанных работ. Когда документы готовы, он отправляет их клиенту через менеджера по обслуживанию клиентов.
Железнодорожная накладная с двумя печатями
7. Организовать вывоз груза со станции
Если клиенту нужна помощь с вывозом груза со станции, то наш логист обращается к нашим партнерам, которые занимаются грузоперевозками по России.
Правила вывоза контейнеров могут отличаться в зависимости от терминала и станции прибытия. Бывает, что склад временного хранения на терминале работает по принципу слот-системы. Это означает, что прежде, чем вывезти контейнер, нужно закрепить за собой определенную дату и предоставить всю необходимую информацию для склада временного хранения от перевозчика: марка и модель машины, государственный номер и контактные данные водителя.
Прежде, чем запросить автовывоз у контрагента, необходимо уточнить информацию на складе временного хранения о возможности вывоза контейнера. В системе должна отражаться информация о том, что таможенная декларация выпущена и отражается в системе. Информацию уточняют, как напрямую у склада временного хранения, так и через станцию.
Контейнер вывозят в дату, которую заранее обговорили между складом временного хранения и контрагентом.
При автовывозе мы даём перевозчику информацию о сдаче контейнера. Информация об этом запрашивается у станции и передается перевозчику. Перевозчик после доставки груза до склада клиента обязан вернуть контейнер на станцию.
После доставки груза до склада клиента важно получить скан товарно-транспортной накладной. Логист должен выслать её бухгалтеру, чтобы тот выставил счёт по автодоставке контейнера до склада клиента.
Когда клиент вывозит контейнер самостоятельно, то мы запрашиваем информацию у хозяина контейнера. Контейнер необходимо сдать независимо от того, как клиент доставил груз до склада — с нашей помощью или нет.
Пример акта сдачи порожнего контейнера
Мы поможем вам доставить груз из Китая
C 2017 года мы перевозим из Китая товары для внутреннего потребления. Мы работам только по типу FCL — Full container load. О разнице FCL и LCL доставок читайте в статье нашего блога.
Наша комплексная доставка грузов «дверь-дверь» включает в себя:
- перевозку контейнера со склада поставщика на станцию в Китае;
- терминальные расходы на станции в Китае;
- доставку ускоренным поездом из Китая в Россию;
- раскредитацию на станции назначения и терминальную обработку поступившего туда контейнера;
- таможенное оформление груза;
- автоэкспедирование контейнера со станции на склад клиента.
Напишите нам, если вам нужно заказать перевозку груза из Китая в Россию напрямую. Будем рады помочь.