Почему мы выбрали платформу 1С для автоматизации процессов

На этапе построения бизнес-процессов сложно понять, какое программное обеспечение выбрать для автоматизации работы компании.

В статье расскажем, какие параметры мы учитывали при выборе программного обеспечения, и почему наш выбор пал на 1С.

Для каких задач нам понадобилось программное обеспечение

С помощью программного обеспечения мы планируем обеспечить работу двух основных IT-систем:

1. Ведение и отслеживание операций.

2. Внешние и внутренние коммуникации.

Какие операции нам поможет вести и отслеживать программное обеспечение. Через ПО мы планируем вести бухгалтерские записи, контролировать своевременность выходов и приходов поездов, учитывать закрывающие документы, следить за изменением цен и кассовых разрывов. С помощью ПО компания сможет отслеживать операции по главным услугам: железнодорожная доставка грузов (в том числе под ключ с ТО) и таможенное оформление грузов (растаможка) отдельно из любых стран.

Программное обеспечение поможет нам выставлять и оплачивать счета, формировать коммерческие предложения, вести реестры документов и формировать договоры с клиентами. Грамотно настроенное ПО в логистической компании - залог успеха качественного контроля и обслуживания грузоперевозок из Китая для клиентов.

Для каких внешних и внутренних коммуникаций нам понадобилось программное обеспечение. Для того чтобы связать в единую систему CRM внешнее и внутреннее общение компании, мы выбрали Битрикс24. В этой системе мы занимаемся управлением проектами, календарями, телефонией, базой знаний компании и её сайтом.

Сайт — большая часть внешних коммуникаций. На сайте мы планируем сделать личный кабинет для клиентов, в котором они смогут, в том числе, в реальном времени следить за статусом своей доставки. Для этих операций нужна хорошая CMS (Content Management System). Это «движок» сайта. Мы переводим сайт на 1С-Битрикс, так что он будет из того же семейства, что Битрикс24 и 1С.

Грамотно выстроенные бизнес-процессы помогают нам оказывать качественный сервис для наших клиентов. Например, мы отслеживаем даты выхода поездов из Китая и контролируем количество дней в пути на протяжении всей доставки.

При большом потоке заказов невозможно выстраивать эффективные процессы без программного обеспечения, которое позволяет достичь максимальной слаженности действий, экономии времени на операциях. С помощью настроенной автоматизации ПО страхует от ошибок.

Например, при вводе номера заказа программа подтягивает его основные атрибуты. Тем самым она страхует от ошибки, которая может возникнуть при ручном вводе.

Как 1С поможет нашей компании

Через внедрение бизнес-процессов и автоматизации мы сэкономим время:

• отслеживания контейнеров;
• формирования отчетов для клиентов: где груз находится и когда придёт. Сейчас эту информацию сейчас мы предоставляем либо по запросу, либо вручную по оговоренному графику;
• формирования отчетов для руководства. В том числе для расчета KPI, мотивации сотрудников, учёта финансовых показателей. С автоматизацией не придется спрашивать финансового директора или руководителя кадров «а что у нас тут?» Мы будем регулярно получать отчёт;
• на генерации договоров и коммерческих предложений.

• главное — личный кабинет для клиента с отслеживанием статуса доставки, возможностью размещения новых заказов и автоматическим сбором закрывающих документов;
• дополнительно — автопроверка контрагентов для сотрудников компании, автоотправка счетов клиентам, информирование о статусе доставки по почте, СМС и мессенджеры и так далее.

Автоматизация бизнеса с 1С поможет сотрудникам снизить риск ошибок и ускорить заполнение документов. Вместо очередного заполнения повторяющихся данных, появится возможность выбирать их из списков.

Например, спецификацию, которую вручную делали за 30 минут, мы научились делать за полторы минуты. С помощью 1С не нужно тратить время на заполнение данных, поэтому спецификацию сотрудники смогут заполнять за 10 секунд.

На что мы опирались при выборе платформы

Бизнес-процессы и автоматизацию внедряют через разные платформы. Например, кроме 1С пользуются популярностью:

• Microsoft Dynamics;
• SAP;
• Oracle;
• и другие.

Так почему же мы выбрали именно бизнес-решение 1С? Вот пять вещей, которые были важны для нас при выборе:

1. Насколько программное обеспечение готово реализовать наши задачи.

2. Какая цена у тех программ, которые нам подходят.

3. Какая совокупная стоимость владения программным обеспечением: цена самой программы, а также ее обслуживания, стоимость часов работы программиста под будущие доработки функционала.

4. Как программное обеспечение интегрируется с другими функциональными модулями. Например, с сайтом или с CRM, а также с базами данных клиентов или партнёров: станций в Китае.

5. Какой риск прекращения разработки новых версий программы, а также ее обслуживания.

На самом деле, вопросов было гораздо больше, поэтому мы остановили свой выбор на самом распространенном на рынке программном обеспечении. Оно максимально соответствует нашим задачам.

1С не прекратит выпускать новые версии и не остановит техническую поддержку. Вряд ли нам когда-нибудь придётся внезапно искать ему замену.

Особенности перехода на новое программное обеспечение

Не стоит забывать, что переход на 1С — дополнительная нагрузка на сотрудников. Да, в перспективе автоматизация разгрузит их время, но начальном этапе это отнимает до половины их рабочего времени.

Мы провели переговоры с системным аналитиком 1С и рассказали ему о бизнес-процессах, которые мы хотим автоматизировать. В приложении к договору мы составили перечень того, что нам важно автоматизировать в первую очередь.

Мы не исключаем, что когда-нибудь перейдем на другое программное обеспечение, если увидим реальные плюсы перехода.

Мы всегда открыты к диалогу и рады обменяться мнениями по любым вопросам, ведь в диалоге находят лучшие решения.

Оставьте свои данные в форме внизу страницы, чтобы мы рассчитали для вас стоимость таможенного оформления или доставки товаров из Китая железнодорожным транспортом.